テレワークを続けるためのヒントをご紹介!やってみてわかった間違ったテレワーク。

2020年、新型コロナウィルスの「感染防止」という目的で、多くの企業が「テレワーク」を実施しました。
しかし、本来の目的とは異なる「緊急対策」という形で実施されたテレワークは、多くの企業にメリットを実感させるとともに、さまざまな課題を浮き彫りにしました。

テレワーク中のデメリットとしては次の内容を耳にします。

1.社内のコミュニケーションが減少する、意思疎通が困難
2.進捗や成果が把握しにくい
3.生産性が低下する

これらの課題を目の当たりにし、感染リスクが低くなると、多くの企業がテレワークをやめて「出社」に戻っています。
一方では「通勤ストレスがない」、「家事・子育ての時間が確保できる」、「プライベートの時間が増えた」といった理由からテレワークを続けたいと思う方が大勢います。

「#強制出社」がTwitter上でトレンド入りしたことでも話題になりました。

現在、我が国では働き手の不足、子育てや介護と仕事の両立、地方衰退など、さまざまな社会問題を抱えています。この問題の解決策として「テレワーク」は最適な手段ではないでしょうか。

当記事では先述いたしましたテレワークの課題について、解決方法を解説させていただきます。

テレワークの課題解決方法

コミュニケーション不足の解消

テレワーク中のコミュニケーションの低下としてよく上げられるのが、「雑談」ができなくなったという話ではないでしょうか。「社内で利用しているチャットツールに『雑談部屋』を用意したが誰も利用しないんです。」といった意見も伺います。

そもそも、会社に雑談部屋なるものがあったでしょうか。雑談が発生するタイミングを思い浮かべ、なるべく近い状況をテレワークでも用意してあげることが重要です。

バーチャルオフィスやボイスチャットツールを利用するのも1つの手段です。
例えば、バーチャルオフィス上に雑談してもOKな部屋を用意してあげます(特に用事のない場合はこの部屋を利用することがルール)。さらに、この部屋に入室しているときはスピーカーはONにするという決まりを設けましょう。そのうえで、「この部屋は雑談推奨のため積極的に話かけましょう」とします。こうしてあげることで隣の席で働いている人に話かける感覚で雑談がし易くなるのではないでしょうか。

この時間は集中して作業したいといった場合もありますので「集中部屋」なども用意してあげることで各々のステータスを分かりやすく表現してあげるとよいでしょう。

テレワークでも業務の見える化

普段なら上司の目の届く範囲で様子をうかがえたり、気になることがあればいつでも話しかけて確認することが容易でした。しかし、テレワークとなると簡単ではありません。

ではどうすれば今までどおり、安心して進捗や成果を確認できるようになるのでしょか。

それは分報・日報で業務状況を共有することです。
分報とはその字のごとく、分刻みで報告するという意味合いになりますが、そこまで硬く考える必要はありません。その人の状態がわかればよいのです。例えるならば、「Twitter」でつぶやく感覚です。チャットツールなどを使って今の状況だったり、心境をどんどんつぶやいてみてください。どんな悩みがあるかわかれば、上司やチームメンバーも早いタイミングでサポートすることができます。

日報は一日を振り返る機会になり、自身の成長に有効です。単に作業内容だけでなく、その日の気づきや反省も含め言語化することで具体的な目標も立てやすくなります。

分報や日報でプロセスがわかることで、上長も好意的に評価しやすくなるでしょう。

予備ワークを用意する

オフィスでは、仕事がわからなときはすぐに助けを求めることができますし、手持ち無沙汰なときにもほかの仕事を見つけやすいでしょう。ですが、テレワークの場合、チャットなどで連絡はできますが直ぐに返事があるとは限りません。そうすると、出社して働いている方が仕事が捗ると感じてしまいます。

そこで、仕事が進められず、ほかにやることがない場合の「予備ワーク」を準備しておきましょう。

営業チームの一例としては「クライアント候補のリストアップ」、「重要クライアントの事例調査」、「営業資料の整理・パターン化」などが挙げられます。

予備ワークを用意しておくことで、マネージャー視点では、無駄な空き時間を発生させず、成果に向けて工数を有効活用することができます。また、仕事をする本人視点でも返信がないことにやきもきせず、業務時間を有益に使えます。

まとめ

働き手の不足、子育てや介護と仕事の両立、さらには新たなパンデミックの到来など、今後の日本社会を支えていく手立てとしてテレワーク環境をしっかり整備しておくことは企業にとって大切な試みと言えます。

テレワークは合わないと決めつけず、少しずつでもテレワーク環境にあわせた業務改善を検討いただければ幸いです。

テレワークの課題解決として動画でも解説していますのでぜひこの機会にご視聴ください。