アフターコロナの働き方!テレワークでも生産性を落とさないコミュニケーション方法を解説!

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の流行により世の中は大きく「レス時代」に変化しています。出社レス・通勤レスになり、その結果としてオフィスレスや出張レスの動きも加速し、テレワークが普及したことで対面レスの状況が生まれています。社内会議も営業もリモートが当たり前になり、満員電車での辛い通勤や外回り営業が減り、一面ではとても働きやすい環境になりました。
一方で、実際に面と向かって話す機会が減ったことで「コミュニケーションレス」にもなりやすく、信頼関係を構築しづらく、「チームメンバーの状況が分からない」という新たな課題が発生しています。
レス時代においては、チームメンバー同士の信頼関係がなにより重要です。信頼関係があればこそ、実際に会わずとも、お互いに安心感をもって仕事に取り組めます。
そして信頼関係をつくる基礎はコミュニケーションです。オフィスレス・通勤レスであっても、コミュニケーションレスになる状態は避けねばなりません。
コロナの影響だけに限らず、女性の活躍、介護との両立、配偶者の転勤、BCP対策など、さまざまな角度からテレワークの重要性は高まっており、この流れを止めることはできないでしょう。

当記事では「どのように良質なコミュニケーションを取れる環境をつくるか」について解説していきます。

テレワークにおけるミスコミュニケーション・コミュニケーションレスの解決方法

ローコンテクストなコミュニケーションを意識する。

「ローコンテクスト」と「ハイコンテクスト」という言葉はご存じでしょうか。これは文化人類学者のエドワード・T・ホール氏によって提唱された概念で、国や地域のコミュニケーションスタイルを高文脈文化と低文脈文化に分類したものです。

ローコンテクスト(低文脈文化)

言葉に表現された内容のみが情報としての意味を持ち、言葉にしていない内容は伝わらないとされます。具象的な表現を行い、会話の文中に全ての情報が入っているため、受け手は理解しやすく、ドイツ語や英語が該当します。

ハイコンテクスト(高文脈文化)

実際に言葉として表現された内容に加え、察したり空気を読んだりするスタイルです。抽象的な表現での会話が可能であるが受け手の誤解などによる情報伝達の齟齬も生じます。もっとも日本語が該当すると言われます。

われわれ日本人は同じ空間に集まり、お互いの雰囲気や様子を察しながらコミュニケーションを形成するハイコンテクストなコミュニケーションをとってきました。しかし、テレワークでは働く場所が異なり、各々の状況も全くわかりません。言葉にせずに様子を察して欲しいと言われても不可能です。
今まで通りのコミュニケーションスタイルだと、「誰が何をやっているかわからない」、「連絡したけど伝わっているか不安」、「相手の心理状態が気になる」といった課題が発生することでしょう。
テレワークでは「あえて言葉にする」「しっかり伝える」というローコンテクストなコミュニケーションスタイルへ変更する必要があります。
ローコンテクストなコミュニケーションにおいて重要なのは「発信」と「反応」です。これまでは、わざわざ発信しなくても、誰かが察してくれるという考え方がある程度通用しましたが、テレワークでは通用しません。伝えたいことがあれば「次の機会に」や「後でまとめて」など思わずに随時、自ら発信していくことが必要です。
また、発信に対してしっかり反応しないと、「伝わっているのか」「理解したのか」「反対意見があるのか」が分かりません。「既読スルー」のような状態があると相手を不安にさせ、ローコンテクストなコミュニケーションが成立しません。発信に対しては積極的に反応することを心がけましょう。

雑談の機会をつくる

朝会を毎日行う

テレワークになると、オフィス出社のように「必ずお互いの顔を見る環境」がなくなります。しかし、せっかくチームで仕事をしているなら毎日メンバーの顔と様子を伺いたいもの。そのため、「毎日チーム朝会」を行うことをオススメします。
基本的には軽いコミュニケーションを意識した内容を心がけるとよいでしょう。一日のスケジュールの確認や業務の相談、ちょっとした気づきやひらめきなど10分~30分程度がよいと思われます。
朝会を実施するメリットは圧倒的に雑談がしやすくなることです。チャットやメールといった文章コミュニケーションでは気が引けてしまう内容でも、毎日朝会を行うことで雑談としてメンバーに伝えやすくなることでしょう。
また、メンバーの様子や仕事状況を表情や仕草を見ながら確認できます。メンバーの異変に気づいたら朝会後に個別に声をかけてあげることもできます。
また、在宅勤務ではプライベートと仕事モードの切り替えが難しいという声もあります。朝会を毎日行うことでマインドの切り替えにも役立つことでしょう。

メンバー全員で相互1on1ミーティングを行う

お互いを理解する上では、1対1での会話が重要です。しかし、同じチーム内であっても、2人だけでしっかり話したことがない人も意外といるのではないでしょうか。
特にテレワークでは意図的に対話の機会をつくらない限り、普段話さない人と2人きりで話す機会はありません。それを解決するのがチーム内での「相互1on1」です。
相互1on1は、チームメンバー同士の1対1の会話の場です。一般的に上司と部下で行うケースが多いですが、今回は同僚同士で行う場合を指します。時間は1回30分程度で、週1回から隔週1回がよいでしょう。お題は自由ですが、仕事や同僚の人間関係の相談、仕事外の趣味、といった話題が多くなります。
同僚同士で1on1を行うメリットはチームの生産性を高めることです。チームのコミュニケーションがフラットで満遍なく行われているチームと、マネージャー・リーダーなど特定の人に偏っているチームと、どちらが業務成果を出しやすいでしょうか。
例えば、普段何気なく感じてる課題をメンバーに相談したときに共感を得ることができると、メンバー同士で議論をして解決策を提案することができます。提案内容も2人で同じ課題を感じていることが分かっているので自信をもって提案してくれ、議論を経ていることで質の良い妥当な提案になりやすいのです。
また、チーム内の関与度が高まると、同僚間での議論・アイデア出しが多くなり、チームの業績アップにも繋がります。

最後に

これからは「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立」「働き手のニーズの多様化と人材確保」など、さまざまな課題に対して順応していく必要があります。
そのためにも、テレワーク環境でも生産性を落とさずに企業活動を続けられるようにしっかり準備を整えておくことが大事になってくるのではないでしょうか。

テレワークでも生産性を落とさないコミュニケーション方法については動画でもご紹介しておりますので、ぜひご覧いただければ幸いです。

動画

テレワークは組織力強化に繋がる!①

テレワークは組織力強化に繋がる!②

テレワーク

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